HKU SPACE 退款表格填寫指南：手把手教你填寫正確

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正確填寫退款表格的重要性

在香港大學專業進修學院（HKU SPACE）就讀營養學高級文憑或其他課程時，若因個人規劃變動需要辦理退學申請，填寫退款表格便成為關鍵環節。許多學生低估了這份表格的重要性，導致後續流程出現不必要的延誤。根據香港教育局2023年持續進修基金的統計數據，約有15%的退款申請因表格填寫錯誤或資料不全而被退回，平均延遲處理時間達21個工作日。這不僅影響資金周轉，更可能耽誤學員的後續進修安排。

正確填寫hkuspace退款表格能直接提高申請成功率。學院審核部門會嚴格核對表格內容與系統記錄的一致性，任何資訊落差都可能觸發人工覆核流程。例如學員號碼誤填、課程名稱與註冊記錄不符等細節失誤，會使申請從標準處理流程（通常10個工作日）轉入額外驗證階段（可能延長至30個工作日）。特別是就讀這類專業課程的學員，更需注意課程編碼的準確性，因為該課程包含實驗模組與理論模組的不同收費結構，若填寫不完整將影響退款金額計算。

退款表格各項欄位詳解

個人資料填寫注意事項

在「申請人資料」欄位中，必須與最初報名課程時提供的身份證明文件完全一致。香港身份證號碼應包含括號內的數字（例如：A123456(7)），英文姓名需按身份證格式大寫並區分姓氏與名字。常見錯誤包括：使用英文縮寫、忽略雙姓之間的連字號，或誤填通訊地址與官方記錄不符。需特別注意，若近期更改過個人資料，應同步提交改名契或婚姻狀況證明作為附加文件。

課程資料填寫範例

課程資訊欄位應參照學費收據上的詳細記載：

課程名稱：必須完整填寫「營養學高級文憑」（Higher Diploma in Nutrition），不可簡寫為「營養文憑」
課程編碼：通常以HD開頭的6位代碼（如HD-NUTR23）
開課日期：按年月日格式填寫（2023/09/01）
學費金額：需區分已繳費用與申請退款金額，若部分課程已完成應扣除相應費用

退款原因的詳細說明

此為審核關鍵欄位，需具體說明且符合學院退款政策。可接受原因包括：課程取消、時間表變更無法配合、醫療因素（需附證明文件）、移民或工作調動。以為例，若因工作調動需註明新職位開始日期及公司名稱，避免僅填寫「個人因素」。根據2023年HKU SPACE內部統計，詳細說明原因的申請通過率達92%，而籠統表述的通過率僅67%。

銀行帳戶資料的正確填寫

退款將透過銀行轉帳處理，帳戶資料必須為申請人本人帳戶：

欄位名稱	正確範例	常見錯誤
銀行名稱	香港上海滙豐銀行有限公司	只寫「HSBC」
分行編碼	004	忽略或誤填為SWIFT code
帳戶號碼	123-456789-001	漏掉連字號或檢查碼
帳戶持有人	CHAN TAI MAN	與身份證姓名不符

常見錯誤與填寫技巧

錯誤示範與正確示範對照

以下為實際案例對比：

錯誤示範：退款原因欄填寫「不適合」→ 正確示範：「課程實踐環節與預期不符，經與課程主任討論後決定調整進修方向」
錯誤示範：課程名稱填「營養課程」→ 正確示範：「營養學高級文憑（HD-NUTR23）」
錯誤示範：銀行帳戶填寫儲蓄戶口號碼時漏填分行代碼→ 正確示範：提供完整帳號包括分行編碼（如匯豐銀行帳號需包含3位分行碼+9位帳號）

實用填寫技巧

建議先下載最新版表格（2024年版本為Rev.07/24），使用Adobe Acrobat Reader填寫以避免格式錯亂。所有欄位應以英文大寫填寫（中文姓名按拼音填寫），日期格式統一為YYYY/MM/DD。若書寫空間不足，可附加A4紙張續寫並在表格註明「見附加頁1/2」。重要數位資料（如學員編號、課程編碼）建議雙重核對學生證與學費收據。

附加文件準備與提交

必要文件清單

根據退款原因不同，需準備以下文件：

身份證明文件副本（香港身份證或護照）
原始學費收據正本（若遺失需填寫聲明書）
銀行帳戶證明影本（銀行月結單或存摺封面）
特殊情況證明：醫療證明、公司調職信、課程變更通知等

文件提交方式

可選擇以下途徑提交：

親身提交：到HKU SPACE各教學中心遞交，獲取加蓋收件章的申請表副本作為憑證
郵寄提交：掛號郵寄至「香港薄扶林道香港大學專業進修學院學務部」，建議保留郵寄證明
電子提交：掃描完整申請表與文件電郵至registry@hkuspace.hku.hk，主題註明「退款申請-學員編號」

退款表格範例與填寫指導

完整範例參考

以下以營養學高級文憑學員為例：

Section A：學員編號 → HD-NUTR230123
Section B：課程名稱 → Higher Diploma in Nutrition (Full-time)
Section C：退款金額 → HKD 28,500（註明已扣除首月學費）
Section D：退款原因 → 「因獲取澳洲大學營養學系錄取，需於2024年1月入學，附錄取通知書副本」
Section E：銀行資料 → 帳戶持有人姓名需與身份證完全一致

逐項填寫要點

第1至5項：個人基本資料需與報名時一致，特別是電郵與電話號碼以便後續聯絡。第6項課程資料應對照最新學費單，若申請部分退款需在備註欄說明計算方式。第7項退款原因應具體且真實，避免使用情緒化表述。第8項聲明必須親筆簽名及日期，電子申請則需數位簽名。最後記得檢查所有欄位無遺漏，建議由他人協助覆核一次再提交。

透過以上詳細指導，希望能協助學員順利完成hku space退學申請與退款流程。若在填寫過程中遇到特殊情況，可直接聯絡學務部（電話：2975 5680）預約諮詢時段，由專人指導表格填寫。正確完整的申請不僅能加速hkuspace退款流程，更能確保學員權益獲得充分保障。